Etiske retningslinjer

Innledning Kort om Kompa Ansvarlig forretningspraksis Personlig opptreden Interessekonflikter Bestikkelser og korrupsjon Gaver Taushetsplikt og personvern Samfunnsansvar og miljø Arbeidsforhold og menneskerettigheter Etterlevelse og varsel om mulig brudd Sanksjoner ved brudd

Fundamentet for vår integritet

Alle aktiviteter i Kompa skal være i tråd med de etiske retningslinjene som angir forventninger til vår forretningspraksis som selskap og til den enkelte ansattes personlige adferd

De etiske retningslinjene er bindende for alle ansatte, innleide og andre som opptrer på vegne av Kompa. Det finnes ikke alltid noe entydig svar på hva som vil være etisk forsvarlig i en gitt situasjon. En veiledning kan være at det bør svares ubetinget nei på følgende spørsmål:

Vil jeg mislike om dette ble kjent for ledelsen og mine arbeidskollegaer?

Ville dette på noen måte kunne svekke tilliten til Kompa dersom det skulle bli omtalt i media?

Kan handlingen komme i konflikt med de interesser jeg skal ivareta som ansatt i Kompa, eller oppfattes som en fordel jeg oppnår i kraft av min stilling?

Kort om Kompa

Kompa leverer produktuavhengig løsninger innenfor vannbehandling- og legionellakontroll. Helt sentralt for oss er at vi, basert på data og fagkompetanse, leverer råd og anbefalinger og ikke selger produkter

Vi har bevisst valgt bort produktsalg, slik at vi kan ivareta vår uavhengighet som rådgiver for våre kunder. Kompa skal derfor ikke motta fordeler knyttet til produktsalg eller ha eierinteresser i selskaper som selger produkter, eller annet som kan sette vår produktuavhengighet i tvil

Visjonen er "Å skape løsningene som ivaretar fortiden og sikrer fremtiden". Dette er vårt fyrtårn som vi skal strekke oss mot. Visjonen gir føringer for vår tjenesteutvikling, beslutninger og adferd

Vår misjon er: Vi skal innhente, ivareta og anvende data for å sikre gode og effektive løsninger. Vi skal kombinere fagkompetanse med data for å gi de beste rådene til våre kunder. I Kompa er det fokus på informasjonssikkerhet, for å beskytte og ivareta kundedata på en forsvarlig måte

Våre verdier og DNA brukes aktivt i rekrutteringsprosesser for å sikre at alle medarbeidere etterlever disse. For verdiene har stor betydning når vi møter kunder, samarbeidspartnere og medarbeidere. Når vi følger verdiene og DNA bidrar det til å skape gode leveranser, samarbeid og bidrar til å skape verdier på riktig måte

Ansvarlig forretningspraksis

Selskapet skal følge og opprettholde ansvarlige forretningspraksiser. Dette innebærer å handle ærlig, integritet, gjøre rettferdige avtaler, opprettholde konfidensialitet når det er nødvendig, og være ansvarlig for selskapets økonomiske, sosiale og miljømessige påvirkning

Alle i Kompa skal overholde alle gjeldende lover, forskrifter og standarder i de landene og bransjene der det opererer. Ethvert brudd på disse lovene og reglene kan få alvorlige konsekvenser for selskapet og de ansatte

Kompa skal følge skattelovgivningen og ikke støtte eller legge til rette for at andre unndrar skatt og avgift

Personlig
opptreden

Alle ansatte skal utføre sitt arbeid i samsvar med gjeldende lover og regler samt interne retningslinjer. Ansatte skal sørge for at private forhold ikke får negativ påvirkning på ansettelsesforholdet eller Kompas omdømme

Alle i Kompa skal opptre med respekt og integritet ovenfor kunder, leverandører, partnere og kolleger. Det aksepteres ingen form for trakassering, krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsom oppførsel

Arbeidsmiljøet skal fremme mangfold og inkludering på arbeidsplassen. Det skal ikke diskriminere basert på rase, etnisitet, kjønn, legning, religion, alder, funksjonshemming eller andre forhold. Selskapet skal opprettholde en inkluderende arbeidskultur og verdsette forskjellige perspektiver og erfaringer

Våre etiske retningslinjer gjelder også ved bruk av sosiale medier. Det er viktig at private meninger ikke oppfattes som Kompas mening og at det ikke er i strid med lojalitetsplikten ovenfor Kompa

Interessekonflikter

Alle ansatte må unngå situasjoner som kan føre til en reell eller oppfattet interessekonflikt mellom deres personlige interesser og Kompas interesser

Hvis en interessekonflikt oppstår, må den rapporteres umiddelbart, og passende tiltak skal tas for å løse den på en rettferdig og objektiv måte

Ansatte skal ikke delta i behandling eller avgjørelser som knytter seg til forhold av betydning:

Direkte eller indirekte betydning for seg selv eller nærstående personer

Direkte eller indirekte betydning for selskap eller organisasjon der den ansatte selv er medlem av styrende organ eller har annen interesse

Der det foreligger andre forhold som er egnet til å svekke tilliten til den ansattes egen uavhengighet eller Kompas uavhengige rolle

Bestikkelser
og korrupsjon

Kompa har nulltoleranse for korrupsjon. Alle transaksjoner skal være avtalefestede, lovlige og av forretningsmessig art

Ingen skal motta eller yte noen form for urettmessige fordeler til våre forretningsforbindelser. Dette gjelder både gaver, tjenester og andre fordeler

Vi forventer at alle våre forretningsforbindelser har egne etiske retningslinjer, og at Kompas retningslinjer gjøres kjent der det er naturlig del av samarbeidet

Gaver

Det er akseptert å gi eller motta høflighetsgaver ved spesielle anledninger, men dette skal være av begrenset verdi inntil 1000 NOK. Blomster eller tilsvarende oppmerksomhet som takk for at man har holdt foredrag eller lignende vil normalt aksepteres

Pengegaver, gavekort eller lignende vil aldri være tillatt. I forbindelse med kontraktsforhandlinger eller andre vesentlige beslutninger skal man utvise ekstra aktsomhet i forbindelse med både gaver og representasjon

Ingen ansatte skal yte eller motta noen form for utilbørlig fordel, direkte eller indirekte, i forbindelse med å være tilknyttet Kompa. En utilbørlig fordel kan både ha økonomisk verdi og annen nytteverdi. Retningslinjene gjelder tilsvarende for gave til nærstående, dersom gaven eller fordelen må antas å ha sin bakgrunn i ansettelsesforholdet

Taushetsplikt og personvern

Selskapet skal opprettholde konfidensialitet når det gjelder sensitive selskaps- og kundeopplysninger. Personopplysninger skal behandles i tråd med gjeldende personvernlover og regler

Ansatte skal være klar over og opplært i hvordan de skal håndtere og beskytte konfidensielle og personlige opplysninger. Herunder kjenne til selskapets retningslinjer og policy for bruk av informasjonsteknologi

Samfunnsansvar
og miljø

Kompa har en viktig rolle med å støtte våre kunder med å etterleve regulatoriske krav og sikre effektiv drift av bygg

Alle ansatte skal være bevisst at våre råd er med på å forebygge bl.a. legionellasmitte og reduserer energiforbruk i bygg, og dermed bidrar til beslutninger som påvirker samfunn og miljø

Arbeidsforhold og menneskerettigheter

Selskapet skal sikre rettferdige og anstendige arbeidsforhold for alle ansatte

Dette innebærer å respektere arbeidstakeres rettigheter, inkludert retten til fagforeningsorganisering, ikke å bruke tvangs- eller barnearbeid, sikre trygge og sunne arbeidsmiljøer, og opprettholde like lønn for likt arbeid

Etterlevelse og varsel om mulig brudd

I mange situasjoner finnes det ikke entydig svar på hva som er riktig eller galt å gjøre. Det skal være lav terskel for å ta en åpen og ærlig diskusjon med nærmeste leder ved slike situasjoner

Hvis ansatte får kjennskap til forhold som er i strid med interne retningslinjer, lover og forskrifter, skal dette meldes til nærmeste leder (eventuelt leders leder)

Sanksjoner ved brudd

All forretningspraksis skal være i tråd med de etiske retningslinjene. Opptreden som er i strid med dette kan få store konsekvenser for Kompas konkurransekraft og omdømme. Overtredelser vil derfor bli fulgt opp

For ansatte kan dette bety personalmessige konsekvenser som i de alvorligste tilfeller kan innebære oppsigelse eller avskjed og eventuell anmeldelse til relevant myndighet